働き方/考え方

残業を減らすための超・具体的な方法20選【やさぐれ人事が解説】

 

悩んでいる人
毎日、毎日残業してますが、なかなか仕事は減らしてもらえないので、せめて自分の努力だけで残業を減らす方法があれば教えてほしい。。

 

こんなお悩みを解決します。
Hiro

 

 本記事の内容

  • 残業を減らすための超・具体的な方法20選
  • 集中力を高め、残業を減らす方法
  • 無駄な時間を減らし、残業を減らす方法
  • 無駄な仕事を減らし、残業を減らす方法

この記事を読んでいただくと、あなたの残業を減らすために、今日からすぐに行動できる具体的な方法を理解できます。

 

職種や職場環境によっては実行が難しいものもありますが、以下に紹介する方法の中から、できるものをいくつか組み合わせて実行していただくと、残業時間を減らすことができます。

 

本記事の信頼性

  • この記事を書いている私は、大企業子会社での人事担当歴5年ほど。
  • 転職を2回経験しており、複数の会社で足掛け20年近く、「毎日多残業が当たり前」の環境で多残業を続け、軽いうつ病になった経験があります。
  • うつ病になると同時に会社の洗脳から覚め、今では成果をしっかり出しつつ、残業ほぼゼロの働き方を実践しています。

 

それでは前置きはこれくらいにして、解説をはじめていきます。

 

残業を減らすための超・具体的な方法20選

残業を減らすための超・具体的な方法20選

 

残業を減らす方法について記載された記事は数多くありますが、残業を事前申請制にするとか、ノー残業デーをつくるなどの制度を整える対策が目立ちます。

 

制度を整えることは、一言でいうと、強制的に残業する時間を減らすということですが、実際には仕事量を減らしてもらえるわけではありません。

 

つまり、限られた時間の中で、具体的にどのように仕事を片付けていくかは完全に個人任せになっているのが実情です。

 

この記事では、完全個人任せになっている、仕事の片付け方について、20の具体的方法について、解説していきます。

 

20の具体的方法は、以下の3つに分類されます。

 

  • 集中力を高めて、仕事の効率を爆上げする方法
  • 会社の中の無駄な時間を削減する方法
  • 無駄な仕事を減らす方法

 

それでは本題に入ります。

 

集中力を高め、残業を減らす方法

集中力を高め、残業を減らす方法

 

人間は何か作業を始めたとき、集中モードに入るまでに約20分かかるといわれています。

 

これは、作業をはじめて20分経たないうちに、なんらかの邪魔が入った場合は、またゼロから集中モードの作り直しになるわけです。

 

この項では、そのような非効率な状態にならないための方法を紹介いたします。

 

1.PCのメール、チャットの着信通知は「オフ」にする

 

日本のホワイトカラー職場の生産性が低いことの象徴の1つがこれです。

 

この記事を読んでいる方の中には、OutlookとSkype for Businessを使っている方も多いかと思いますが、Outlookのメール機能のデフォルト設定では、メールを受信すると、ポップアップが出てくるようになっています。

 

これはつまり、メールを受信したら、すぐに確認し、必要に応じできるだけ早く返信するという仕事のやり方を推奨しているようなものです。

 

こんなことをやっていては、集中モードに到達する前に、邪魔が入りますので、今すぐ、メールやチャットの着信通知はオフにしましょう。

 

2.メールのチェックは1日3回までとし、時間を決める

 

メールの着信通知をオフにした後は、メールの確認時間を決め、それ以外の時間は、Outlookなどのメールソフトはシャットダウンしておきます。

 

仕事内容にもよるのかもしれませんが、多くの場合、メールの確認は1日3回程度やれば十分です。

 

中には、自分が発信したメールに対するレスポンスの速さで部下の評価を決める上司がいますが、そんなものは無視しましょう。

 

3.人の電話を取らない

 

高い集中力を維持するのを邪魔する、もう1つの「モンスター」が電話です。

 

もうだいぶ前からですが、会社の電話はIP電話(インターネット回線を使った電話)を導入しているところが増え、1人1台の電話を設置している会社も少なくありません。

 

そんな職場環境で、現在不在の人の電話が鳴ったらあなたはどうしますか?

 

「もしもし。〇〇株式会社の鈴木と申します。お世話になっております。おそれいりますが山田さんをお願いできますか。」

 

「あいにく山田はただいま席を外しています。戻りは16時の予定でございます。」

 

「そうですか。。それではすみませんが、メモを残していただきたいのですが、よろしいでしょうか?」

 

「承知いたしました。。少しお待ちください。。」

 

あなたはもしかして、1日に何度もこんなやりとりをしていませんか?

 

もしそうだとしたら、今すぐに他人の電話を取るのはやめましょう。

 

理由は説明するまでもなく、かかってきた電話に出てしまうと、その時点で集中が途切れてしまうからです。

 

4.自分の電話にも出ない

 

集中して仕事に取り組むときは、自分にかかってきた電話も無視しましょう。

 

最近は会社の固定電話を廃止し、1人1台、携帯電話を持たせる会社も増えてきていますが、もしあなたがそんな環境で働いているとしたら、ラッキーです。

 

集中するときは、携帯はマナーモードにし、カバンの中にしまってしまいましょう。

 

電話しか連絡手段がなかった時代であれば、かかってきた電話に対応するのが仕方がないことですが、今どきは電話以外にもメールとかチャットとか、いくらでも連絡手段はあります。

 

電話であなたに連絡がつかない場合、どうしても連絡が取りたい場合は、もう一度電話がかかってくるか、メールで連絡が来ます。

 

一度電話の着信があったが、その後、二度目の電話がない場合、ほとんどの場合、大した用事ではないないのです。

 

5.自分だけの隠れ家をつくる

 

メールをシャットアウトし、電話を無視すると仕事の効率はかなり上がりますが、まだまだあなたの集中モードを邪魔する要素が職場にはたくさんあります。

例えば、

 

  • 同僚の無駄話で気が散る
  • 隣の人の電話の話し声がうるさい
  • 上司が同僚を説教する声がうるさい

 

などなどです。

こんなときは、あなただけの「隠れ家」を作りましょう。

 

例えば、会社の中の会議室、就業時間中の食堂や、会社近くのカフェ、図書館など、すぐ近くに同僚や上司がいない場所であればどこでもOKです。

 

6.イヤホンで音楽を聴きながら仕事する

 

自分だけの隠れ家を見つけるとはいっても、現実的には会議室が空いていることがほとんどなかったり、近くのカフェとはいっても、そこではPCが会社のネットワークに繋げないなど、いろいろな問題が出てきます。

 

そんなときには、イヤホンで音楽を聴きながら、仕事をしましょう。

 

これはすでに実行している人も多いかと思います。

 

しかし古い体質の会社では、仕事中にイヤホンをつけてると、眉をひそめる年寄り社員が少なくないのも事実ですが、集中力を維持し、生産性を上げるためには、それくらいのことは無視しましょう。

 

イヤホンは少し値がはりますが、ノイズキャンセルタイプのものがベターです。

 

ノイズキャンセルタイプのイヤホンだと、周囲の雑音がシャットダウンできますので、効果的です。

 

また、聴く音楽は何でもよいのですが、瞑想などに使うヒーリングミュージックがおすすめです。

 

私の場合、Youtubeで探してきたお気に入りの曲(動画)を音源データである、mp3のみを抜き出すサイトで変換し、iPhoneにダウンロードしています。

 

7.耳栓をして仕事する

 

私の職場では、イヤホンはちょっと、、という方におすすめなのは、集中モードの時は、耳栓をして仕事をすることをおすすめいたします。

 

これもイヤホンで音楽を聴くほど周囲の音はシャットダウンできませんが、一定の効果はあります。

 

何よりも耳栓の場合、周囲に対し無言で、「うるせー」と言っているようなものですので、「話しかけんなよ!」オーラ―を出す効果もあります。

 

8.スマホは電源オフにしてかばんの中にしまっておく

 

現代人にとって、集中状態を維持するのに最大の障害となるのが、スマホです。

 

私もそうですが、スマホが目に見える場所にあると、スマホを触っていないと落ち着かない状態が続きます。

 

よってスマホは、電源をオフにするか、機内モードにする、おやすみモードに設定するなど、通知が鳴らない状態にして、カバンの中など、目につかない場所に隠しておくことを強くおすすめいたします。

 

以前、私が受講したセミナーでは、受講前にこれを実践させられ、セミナー講義中にスマホの通知、着信音を鳴らしてしまった場合は、「罰金1万円」を課しているものもありました。

 

9.適度に休憩を取る

 

これは少し意外に感じる方もいるかと思います。

 

しかし、人間の集中力は長くは続きません。

 

人によっても異なりますが、長くてもせいぜい、50分程度といったところでしょう。

 

学校の授業の1コマが45分とか、50分に設定されているのは、集中力の持続時間にも関係しているといわれています。

 

ただ、耳栓やイヤホンでガチの集中モードに入った場合、集中力はせいぜい30分程度しか持たないと思います。

 

私の場合も集中して執筆作業に入るときは、30分に1回程度、休憩を取ります。

 

休憩は3分から5分程度としています。

 

ダラダラと長く休憩を取ってしまうと、再び集中モードに入るのに時間がかかってしまうからです。

 

10. 1日の仕事の「ゴール」をしっかり決めておく

 

「集中力を高め、残業を減らす」項目の最後でお伝えしておきたいのが、これです。

 

あなたは、それぞれの仕事において、今日1日のゴールをしっかり設定していますか?

 

つまり、本日はここまでやったら終わり、という1日ごとのゴールを設定することです。

 

これをしっかり設定しないと、どこまでやれば今日1日が終われるのかが、はっきりしないため、集中力が続きません。

 

残業を減らすという観点で、一番よくない仕事のやり方は、「切りのいいところまでやる」という進め方です。

 

このやり方を全否定するわけではありませんが、「切りのいいところまでやる」スタイルは、残業が必ず増えます。

 

理由は、定時になった時点で、切りがわるい状況であれば、自分が納得する切りのよいところまで、仕事を延々と続けてしまうからです。

 

仮に、定時になった時点で、本日のゴールを達成できなかった場合は、その時点で仕事を終わり、翌日はもっと余裕を持ったゴール設定とするよう、改善していきましょう。

 

 「集中力を高め、残業を減らす方法」のまとめ

  • PCのメールの着信通知は即、オフにする
  • メールチェックは1日3回とし、チェックする時間を決める
  • 人の電話には出ない
  • 自分の電話にも出ない
  • 自分だけの隠れ家をつくる
  • 音楽を聴きながら仕事する
  • 耳栓をして仕事する
  • スマホは電源オフにしてカバンの中へ
  • 適度に休憩を取る
  • 仕事の1日のゴールをしっかり決める

 

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無駄な時間を削減し、残業を減らす

無駄な時間を削減し、残業を減らす

 

この項目では、会社における無駄な時間を極限まで削減する方法について、解説していきます。

 

11.回覧物は読まずにさっさと回す

 

会社によってはいまだに大量の雑誌、業界誌、新聞などの回覧物が回ってくるところも少なくないと思います。

 

特に、大きな会社では、情報源が新聞や雑誌しかなかった時代の慣習が残っており、いまだに30年前の慣習を続けています。

 

しかし、残業を減らしたいのであれば、こういった回覧物は読まずにさっさと次の人へ回してしまいましょう。

 

理由は、それらの情報に目を通さなくても、実際に困ることはほぼないからです。

 

これは私も経験済で、やはり情報というのは必要になったときに、必要なものを集中的に取りに行くというスタイルであるべきだと思います。

 

12.人の日報は読まない

 

これも会社によっては、日報や週報を組織全員にメールで共有しているところもあるかと思います。

 

これについても、他人の日報から得られるものは少ないので、基本的に読まずに捨てましょう。

 

理由は、多くの場合、日報や週報は上司に向けて書かれていることが多く、業務にあまり関係していない人が読んでも、よくわからないケースが多いからです。

 

そのようなものに時間をかけ、もやもや感が残るようでしたら、いっそのこと、読まずに捨ててしまいましょう。

 

仕事の内容、職場のメンバーとのかかわり方にもよりますが、私の場合は、日報は読まずに捨てていますが、困ったことはありません。

 

これについても、情報は必要になったときに集中的に取りに行けばよい、というスタイルでなんら、問題はありません。

 

13.メルマガも読まずに捨てる

 

会社のメール受信箱には、ニュースサイトなどから配信されるメルマガがたくさん届くかと思います。

 

これについても、雑誌などの回覧物と同様、読まずに捨てていきましょう。

 

今の自分にとって、ほとんど情報価値のないものは、さっさと解約した方が、時間を無駄にしません。

 

14.同僚との雑談時間を減らす

 

もしあなたが人と話すのが好きだとしたら、残業を減らすためには努めて雑談時間を減らすようにしましょう。

 

私も人と話すのは好きな方ですが、ついつい雑談をし始めると、5分、10分くらいはすぐに経ってしまいます。

 

5分、10分くらいは息抜きにいいじゃないか、と思われる方もいると思いますが、残業を減らすには、このような分単位の時間を削っていかなければなりません。

 

そのためにもすでに述べたように、できれば自分だけの隠れ家を持ち、それができない場合は、耳にイヤホンか耳栓を差し、周りからの邪魔をシャットアウトする必要があります。

 

15.カバンは職場に持ち込まない

 

首尾よく残業を減らし、早く帰れるようになったとしても、次の難関が待ち受けています。

 

仕事を終わらせ、帰ろうとしても、上司や同僚がまだ残っていると帰りづらいと感じる人がまだまだ多いのが実情です。

 

このような場合、仕事が終わって帰れるにも関わらず、付き合い残業をしたり、カバンを持って帰ろうとしても、上司に呼び止められ、次の仕事を入れられてしまう。

 

こんなケースが実に多いのです。

 

そんな場合におすすめしたいのは、カバンは職場に持ち込まないということです。

カバンを職場に持ち込まなければ、仕事が終わったら、トイレに行くふりをして、そのまま帰ってしまうことが可能です。

 

その際には忘れず、携帯の電源はオフにしておきましょう。

 

16.時間割をつくる

 

重要だけどほとんどの人がやっていないのがこれです。

 

10で説明した、「1日のゴール」を決めると同時に、その日に消化する仕事の時間割を組むことです。

 

時間割は、最初のうちは1時間を1コマとし、それぞれの1時間で何をどこまで完結するのかを割り付けていきます。

 

ここで重要なのは、その日に定時で帰りたいとしたら、8時間びっちり、時間割を埋めてはいけません。

 

定時、つまりその日の仕事を8時間で終わらせたいとしたら、時間割は5時間から6時間程度で終わるように割付していきます。

 

朝9時から仕事開始であれば、午後3時もしくは4時には仕事を終えるように時間割を組むのです。

 

理由は、日々の仕事においては、どうしても予定外のことが割り込んでくるからです。

 

例えば、どうしても対応しなければならない電話、受けざるを得ない上司からの急な仕事などです。

 

このような場合、当初の予定が崩れてしまった場合は、面倒でもスケジュールを組みなおしましょう。

 

また、仕事を終わらせる時間の見積もりが甘く、予定していた時間内に終わらなかったとしたら、その日はそこで仕事を辞め、次の日以降に回します。

 

そうしないと、いつまでたっても、残業が減らないからです。

 

時間の見積もりが甘かった仕事は、次の日以降は、失敗経験を織り込み、より正確な時間見積ができるよう、余裕を持った計画にしていきます。

 

 「無駄な時間を削減し、残業を減らす」のまとめ

  • 回覧物は読まずにさっさと回す
  • 人の日報は読まない
  • メルマガも読まずに捨てる
  • 同僚との雑談時間を減らす
  • カバンは職場に持ち込まない
  • 時間割をつくる

 

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無駄な仕事を減らし、残業を減らす

無駄な仕事を減らし、残業を減らす

 

最後の項目になりますが、ここでは、日々、あなたに振りかかってくる無駄な仕事をどのように撃退するのかについて、解説してきます。

 

17.会議資料は事前に配布し、質問事項も事前に集約する

 

会議というものは、そのほとんどが「時間泥棒」です。

 

全員がその場にいる必要はなく、ほとんどの場合は、資料をメールで配布すれば済んでしまうものばかりです。

 

しかも資料も作成が下手くそなものが多く、要となるポイントは口頭で伝達するケースなど、非効率極まりない例も枚挙にいとまがありません。

 

もしあなたが会議を主催しなければならない場合は、資料はポイントのみを簡潔に整理し、事前に配布しましょう。

 

そうすれば、会議当日に配布した資料の説明を省略することができ、質問がなければ早々に会議を切り上げることが可能となります。

 

また、資料を配布した際、事前に質問事項も集約すると、場合によっては、会議そのものを中止としてしまうことも可能です。

 

私の場合、質問が何も帰ってこない場合は、「次回の会議は資料を配布し、質問もないようなので、スキップします。」と会議そのものをなくしてしまったことが何度もあります。

 

18.無駄な打合せはサボる

 

自分が出席する必要のない会議も積極的にサボりましょう。

 

私の経験上、5人以上が同席する会議の場合、出席しなくてもよい人が必ずいます。

 

後から結果だけ聞けばよい会議や、自分が会議の場で判断する必要のない会議は、出席するのは無駄です。

 

特に「定例」と名のつく会議はほぼ、無駄な会議です。

 

19.明日に回せるものは明日に先送りする

 

残業が減らない大きな原因のうちの1つに、「何が何でも今日中にやり切る」という考え方です。

 

こんな考え方を続けている限りは、一生、残業を減らすことはできません。

 

また、そろそろ本日の仕事の終わりが見えてきたころに、上司にねじ込まれる仕事についても、「明日やります!」とニッコリ笑って退散しましょう。

 

20.日報は毎日書かない

 

私の職場では日報は毎日書く、ということなっています(だから「日報」という言うのですが、)。

 

しかし実際に日報を毎日書いている人は職場の半分程度でしょうか。

 

しかも日報の書き方は各人バラバラです。

 

その日にやったことをただ、羅列して書いているだけの人。

 

何を報告したいのか、重要な点は何かなど、全くわからない人。

 

このような場合、日報を書くのが目的となっているため、日報を出さなくても何も支障が出ないケースがほとんどです。

 

日報はせいぜい、数日に1回、何か報告、共有が必要なときにのみ、要点をまとめ、送付するだけで十分です。

 

 「無駄な仕事を減らし、残業を減らす」のまとめ

  • 会議資料は事前に配布し、質問事項も事前に集約する
  • 無駄な打合せはサボる
  • 明日に回せるものは明日に先送りする
  • 日報は毎日書かない

 

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まとめ:残業を減らすための超・具体的な方法20選

 

いかがでしたでしょうか?

 

今回は残業を減らすため具体的な方法を20個、紹介いたしました。

 

私は、紹介いたしました20個の方法、すべてを実践していますが、これらの方法のおかげで、残業をほぼゼロに減らすことに成功しています。

 

正確にいうと、その日に終わらせなければならない仕事は、4時間ほどで片付いてしましますので、実際には定時の半分ほどしか働いていないことになります。

 

この記事を書いている時期は、新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、週に4日はテレワークとなっているので、余った時間は自宅で好きなことに使っています。

 

今回ご紹介した方法の中には、「言ってることはわかるけど、こんなのうちの会社じゃ無理だよ。。」という項目も少なくないと思います。

 

そんな場合でも、20個の方法のうち、いくつか実践、継続するだけでも残業は減っていくはずです。

 

本日は以上です!

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